Schreib-Prozess - extern begleitet

Wann ist es Zeit, über einen Schreib-Prozess in Ihrem Unternehmen nachzudenken?

• Wenn intern auffällt, dass kein Kommunikationsmittel mit einem anderen abgestimmt wurde (Achtung: Unterschiedliche Medien erfordern unterschiedliche Textzugänge).
• Wenn die tägliche Korrespondenz nicht einmal den Mindestkriterien von Form und Freundlichkeit entspricht.
• Wenn in der E-Mail-Korrespondenz Wildwuchs herrscht und jeder schreibt, wie er es für richtig hält.
• Wenn die Korrespondenz unnotwendige Fragen und damit Mehraufwand auslöst.

Wie sieht nun der Weg aus, wenn Sie von außen begleitet werden:

1. Schritt – Vorgespräch und Angebot
Idealer Teilnehmerkreis: Geschäftsführer oder Vorstandsmitglied, Abteilungsleiter Marketing und / oder Kommunikation, Qualitätsmanager, Sekretärin.

In diesem Gespräch geht es darum, die Motivation und Zielsetzung abzuklären. Wer ist der interne Ansprechpartner und Projektleiter, wer ist im Projektteam, wie viel Zeit steht intern zur Verfügung, bis wann sollen die Standards eingerichtet sein und funktionieren, welche Vorgaben existieren bereits im Unternehmen (Vorgaben CI mit Leitbild, CD-Manual, Qualitätsmanagement, die wichtigsten Unterlagen wie Broschüren, Drucksorten, Standardtexte etc.)?

Das Angebot umfasst dann die Ist- und Sollanalyse, die Prozessschritte, den Schulungsaufwand, den internen Zeitaufwand für gemeinsames Arbeiten und die Umsetzungsphase, einen Fahr- und Maßnahmenplan sowie die Kosten dazu.

2. Schritt – Sammeln und sichten aller notwendigen internen und externen Texte
Anhand einer praktischen Textfinder-Liste können die Mitarbeiter die Texte und Drucksorten zusammenstellen. Die Texte werden dann zuerst auf einem großen Tisch ausgebreitet und im Gesamtbild gesichtet. Hier fällt sofort auf, wenn es keine Einheitlichkeit gibt — das gilt vor allem für den optischen Auftritt.

3. Schritt – Testanfragen beim Unternehmen (optional)
Testanfragen werden immer mit dem Unternehmen abgestimmt (Art und Weise der Anfrage, Zeitraum, Personen), die meisten wählen eine verdeckte Anfrage. Bei größeren Unternehmen ist hier auch der Betriebsrat hinzuzuziehen, wenn die angefragten Mitarbeiter in der Auswertung namentlich genannt werden.

4. Schritt – Analyse
Alle gesammelten Unterlagen werden in Bezug auf Form und Inhalt gecheckt und schriftlich zusammengefasst. Speziell für die Korrespondenz gibt es zusätzlich einen Schimmelbrief-Dienst, der alle bürokratischen Floskeln listet.

5. Schritt – Gemeinsamer Workshop
Im Workshop werden die Ergebnisse der Analyse kurz präsentiert und die Workshopziele definiert. Danach werden die Schreib-Standards und alle dazu benötigten Unterlagen gemeinsam erarbeitet.

6. Schritt – Erstellen des Schreib-Leitfadens
Der Leitfaden oder das Handbuch wird meist für eine Druckversion erstellt – es gibt aber auch die Möglichkeit diese Handbücher online ins Intranet zu stellen. Dieses Nachschlagwerk beschreibt das geschriebene Wort nach innen und außen – es erklärt auch alle CI- und CD-Aspekte für den schriftlichen Auftritt. Gibt es ein bestehendes Qualitätsmanagementsystem, so wird der Leitfaden hier integriert.

7. Schritt – Trainieren aller schreibenden Mitarbeiter

8. Schritt – Begleiten in der Umsetzungsphase

In der täglichen Arbeit gehen gemeinsam definierte Standards und Vorgaben wie einheitliche Signaturen in der E-Mail oder das Einstellen der Schriftart als Formatvorlage am Rechner meist unter. In dieser Zeit macht es Sinn, die Umsetzung zu begleiten. Eine weitere Möglichkeit ist eine zeitlich begrenzte Unterstützung per E-Mail, um den Mitarbeitern mehr Sicherheit zu geben. Durchschnittlicher Zeitrahmen für den Schreib-Prozess:

• kleine Unternehmen bis 10 schreibende Mitarbeiter: 2 bis 4 Monate
• mittlere Unternehmen bis 50 schreibende Mitarbeiter: 6 bis 8 Monate
• größere Unternehmen mit über 50 schreibenden Mitarbeitern: 1 Jahr und länger