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Beförderungsvermerke stehen durch eine Zeile Abstand in der ersten Zeile des Adressfeldes. Gibt es keinen Beförderungsvermerk, beginnt die Adresse in der ersten Zeile. Zu den Beförderungsvermerken zählen:
Der Beförderungsvermerk kann auch hervor gehoben werden (fett, rot etc.). Das ist für die Post aber nicht relevant.
Grundsätzlich sollten Trauerbriefe und Kondolenzschreiben nicht standardisiert sein. Wenn Hinterbliebene z. B. von einer Firma denselben Brief erhalten, erscheinen die Worte der Anteilnahme nicht ehrlich.
Papierwahl:
Ein häufiger Fehler ist die Verwendung von schwarz umrandeten Briefpapier – dieses wird nur von der Trauerfamilie verwendet. Auch das normale Geschäftspapier (mit Bankverbindung, Firmenbuchnummer) eignet sich nicht, um trostspendende Wort zu versenden. Benutzen Sie ein
Die Form des Beileidbriefes:
Sollten Sie den oder die Trauernden persönlich (Familie, Freunde, gute Bekannte) kennen, ist ein handgeschriebener Brief ein Muss! Bei einem entfernten Verhältnis ist die Verwendung des PCs erlaubt, aber zumindest die Unterschrift sollte handgeschrieben und nicht eingescannt sein.
1. Einleitende Worte
Die Nachricht vom Tod Ihres / Ihrer… hat uns alle sehr bestürzt.
Der (plötzliche / tragische) Tod Ihres / Ihrer… hat uns sehr getroffen.
Die Nachricht vom Tod Ihres / Ihrer… ist für uns alle unfassbar.
2. Worte der Wertschätzung
Er / sie war für viele ein Vorbild.
Sein / Ihr Engagement / Kreativität / Einsatz waren immer vorbildlich.
Wir verdanken ihm / Ihr … . (besondere Leistungen erbracht)
Wir haben ihn / sie als ehrlichen / engagierten (…) Mitarbeiter kennen gelernt.
Ich habe unsere Gespräche / Diskussionen (…) mit ihm / ihr sehr geschätzt.
3. Worte der Anteilnahme
Sie / er wird uns allen sehr fehlen.
Sie / er hat eine große Lücke hinterlassen.
Sie / er bleibt stets in unserem Gedächtnis.
Wir trauern mit Ihnen um einen wertvollen / lieben Menschen.
4. Anschließende Worte
In stiller Anteilnahme
In tiefer Anteilnahme
Ihr XY
Aufrichtiges Beileid
In aufrichtiger Verbundenheit
Vermeiden Sie:
Haben Sie schon jemals ein Buch gekauft, dass keinen Titel hatte? Oder eine Zeitung gelesen, die keine Überschriften verwendete? Das wäre für Sie doch sicher komisch, oder? Auch bei der Korrespondenz sind Titel, Headlines oder die gute alte Betreffzeile wichtig. Diese Zeile macht entweder Lust auf den Text oder informiert in Kurzform, was danach folgt. Mein Tipp: Kein Text ohne Überschrift! Das gilt für den Brief, für das Fax und - ganz besonders - für die E-Mail.
Bitte lassen Sie aber in Brief und Fax den Hinweis "Betreff", "betrifft" oder "Betr." weg - diese Zusätze sind heute nicht mehr notwendig. Auf Ihrem Buch steht ja auch nicht am Cover: "Titel: Das Parfum".
Die Betreffzeile sollte sehr bildhaft oder hoch informativ sein. Je kürzer, desto besser. Beispiele:
Für die Betreffzeile empfehle ich nur Fettschreibung. Sie können die Schrift auch um 4-6 Punkt vergrößern. Wenn Sie sich dafür entscheiden, sollte die größere Betreffzeile aber für alle Briefe und Fax-Nachrichten gelten.
Beispiel für eine gelungene Betreffzeile:
hier ansehen
So sollte die Betreffzeile nicht aussehen:
hier ansehen
Früher gab es Briefvordrucke, auf denen in der Höhe der Betreffzeile die Hinweise auf Betriebskürzel vorgedruckt waren. Sie können sich vielleicht noch erinnern an "Betr. / Ihre Zahl / Unsere Zahl / Ihr Ansprechpartner / Unsere Ansprechpartner / Datum" oder ähnlich.
Heute sollten diese Vermerke aus den Überschriften verschwinden. Platz dazu bieten so genannte Absenderangabenblöcke (ich weiß, das ist kein schönes Wort), die meist rechts zwischen dem Logo, den Firmenangaben und dem Datum angeführt werden. So sind sie aus dem klassischen Lesefluss, aber trotzdem auf den ersten Blick zu finden, wenn man sie braucht.
Verabschieden Sie sich auf jeden Fall von kryptischen Abkürzungen, wie Namenskürzel beim Datum (1. März 2007/UG/HIZ) oder die Hinweise, wo diese Datei auf Ihrem Rechner zu finden ist (C:\Firma\Verkauf\Unterlagen\Briefe Angebote\Moser). Der Brief ist an andere Personen adressiert, die mit dieser Information nichts anfangen können. Wenn Sie denn diese Vermerke brauchen, dann empfehle ich, sie nur abzuspeichern, aber nicht auszudrucken.
Der Brief ist vom Aussterben bedroht - lang lebe der Brief. Diese gedruckte Korrespondenzform wird nie ganz aus unserem Businessleben verschwinden, und hoffentlich auch nicht aus unserem Privatleben. In Unternehmen gilt es, ein paar Regeln dafür zu beachten:
Diese Drucksorte wird in Unternehmen am häufigsten produziert. Es ist der Rahmen für den Brief, also die Verpackung, die den Inhalt verkauft.
Nehmen Sie sich für Ihr Briefpapier etwas Zeit und überlassen Sie nicht alle Entscheidungen Ihrer Werbeagentur - die ist zwar kreativ, hinterfragt aber nicht Ihre Schreibprozesse im Unternehmen. Hier ein paar Hinweise, auf die Sie achten sollten, wenn Sie ein neues Briefpapier andenken:
Die technischen Vorgaben der Briefstruktur in Österreich regelt die ÖNORM A 1080. Ich bin zwar selbst kein großer Freund von Regeln, aber in diesem Fall machen sie wirklich Sinn. Zu den technischen Rahmenbedingungen zählen:
Inhaltlich müssen Sie im Brief mindestens folgende Punkte berücksichtigen:
Nicht unbedingt erforderlich - aber manchmal hilfreich:
Alle Punkte, bei denen Sie vom Standard abweichen, weil Ihre eigene Identifikation wichtiger ist, gehören genau dokumentiert.
Hier sehen Sie, wie ein Brief im Normalfall aufgebaut wird:
hier ansehen
| Mag. Tina Tomasch arco Entwicklungsberatung und Projektmanagement e.U. Bahnhofstraße 47 9020 Klagenfurt am Wörthersee Österreich Tel.: +43 463 419 100-11 Fax: +43 463 419 100-10 E-Mail: tina.tomasch@arco.at www.schreibprofi.at www.arco.at |
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