Service von A bis Z

Seit 1.1.2007 ist das Unternehmensgesetzbuch (UGB) in Kraft
Sie werden sich jetzt fragen, was das UGB mit dem Schriftverkehr zu tun hat - sehr viel. Denn diese Neuordnung des Handelsrechts bringt auch neue Informationspflichten im schriftlichen Auftritt von Unternehmen mit sich.

Alle im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen - dazu zählen alle Kapitalgesellschaften, eingetragene Einzelunternehmer, offene Genossenschaften, Kommanditgesellschaften und Genossenschaften - müssen folgende Pflichtangaben in E-Mails (in der Signatur), auf Websites, auf Geschäftsdrucksorten (gedrucktes Briefpapier) und Bestellscheinen anführen:

• Firmenwortlaut lt. Firmenbuch
• Rechtsform
• Firmensitz
• Firmenbuchnummer
• Firmenbuchgericht

Für gedrucktes Geschäftspapier galt eine Übergangsfrist bis 1.1.2010. E-Mails und Websites von Kapitalgesellschaften müssen diese Vorschriften rückwirkend seit 1.1.2007 berücksichtigen. Strafen können bis zu EUR 7.260,00 ausmachen - eine teure Sache. Mehr Infos erfahren Sie im Download der Wirtschaftkammer Kärnten.

Der Unterschriftenblock beginnt eine Leerzeile (= zweimal schalten) unter der letzten Textzeile. Sie können den Unterschriftenblock zentrieren, verlieren dadurch aber den Platz rechts daneben für Anlagenvermerke oder PS-Zeilen, wenn der Text schon recht lang ist. Die linksbündige Schreibweise ist die effizienteste Variante.

Was sollte in einem Unterschriftenblock mindestens stehen?

• Grußformel
• handschriftliche Unterschrift
• Vorname und Nachname des Unterschreibenden

Zusätzliche Angaben, die Sie im Grußblock schreiben können / sollen:

• Firmenwortlaut (wichtig, wenn er sonst auf dem Briefpapier nicht ersichtlich ist)
• Funktionsbezeichnung (kann beim Firmenwortlaut stehen, besser aber beim Namen)
• weitere Angaben zum Unterschreibenden (z. B. ppa für die Prokura oder i. A. für im Auftrag - das muss allerdings klar geregelt sein in einem Unternehmen)

Die Reihenfolge bei mehreren Unterschreibenden: Der Ranghöhere unterschreibt links - bei gleicher Ranghöhe der sachlich zuständige. Ein Beispiel:

Freundliche Grüße nach Imst

Hallmoser Papierwerke GmbH



Dr. Anton Hallmoser         Regina Heberts
Geschäftsleitung              Sachbearbeiterin

Die Leerzeile zwischen den Grüßen und dem Firmenwortlaut ist laut ÖNORM A 1080 vorgesehen, kann aber aus Platzgründen auch entfallen.