Service von A bis Z

Ganz ehrlich, ich bin kein Freund von Textbausteinen. Zu Beginn erleichtern sie vielleicht die Schreibarbeit, aber aus meiner Erfahrung verschlechtern sich dann Texte, die aus Bausteinen zusammengestellt werden, proportional zur Dauer des Einsatzes.

Heißt so viel wie, dass das viele Kopieren, Ändern und neue Zusammenwürfeln der Bausteine eine Quelle unzähliger Fehler ist. Warum? Weil Menschen, die mit Textbausteinen (meist sind sie auch noch vorgekaut und nicht selbst geschrieben) arbeiten, nicht mehr über ihre Texte lesen. Dabei kann der rote Faden verloren gehen oder sogar der gesamte Inhalt kippen.

Mein Tipp: Trainieren Sie besser Ihre Schreibfähigkeit, in dem Sie jeden Tag einen anderen Tipp umsetzen. So kommen Sie schneller zum Ziel und Ihre Texte werden auf jeden Fall lebendiger ausfallen, als wenn Sie Bausteine aneinanderreihen.

Ich werde immer wieder gefragt: "Wie lange sollte ein Text sein?". Das hängt von einigen Faktoran ab, z. B. was Sie sagen möchten und für wen der Text ist. Text ist nicht gleich Text.

Handelt es sich um einen Informationsbrief, eine Einladung, eine Bestätigung etc., sollte der Text maximal eine A4-Seite umfassen, da wir heute kaum mehr Zeit haben, mehr Information aufzunehmen und die Lesekompetenz nimmt leider auch ab. Das gilt besonders für E-Mails - halten Sie sich kurz, verfallen Sie aber bitte nicht in den SMS-Stil. Texte, die für einen speziellen Verteilerkreis gedacht sind, z. B. Protokolle, Berichte oder Spezialangebote können auch länger sein.

Es gibt aber einen guten Tipp, wie Sie heute die Lesebereitschaft erhöhen können: Sie können z. B. in der Korrespondenz einen kurzen Brief oder Einleitungstext in der E-Mail schreiben, der in sich abgeschlossen ist (von der Anrede bis zu den Grüßen). Alle anderen Infos sind als weitere Seiten, Infoblätter oder als Anhänge beigefügt. Damit schaffen Sie zumindest, dass der Leser den Brief komplett liest - weil kurz und bündig - und eventuell die Infoblätter querliest oder bei Bedarf wieder zur Hand nimmt. Das hat sich besonders im Bereich touristischer Angebote bewährt.

Also - Faustregel lautet: Maximal eine A4-Seite, aber nicht auf Kosten der Lesefreundlichkeit. Gehen Sie niemals mit der Schriftgröße auf eine kleinere Punktgröße zurück, nur um Ihren Text auf einer Seite unterzubringen!

Achtung: Auf einer ausgedruckten A4-Seite Brief haben Sie maximal 50 % der Seite Platz für Informationen - der Rest sind Ränder, Adresse, Datum, Grußblock, PS-Zeile, Firmenangaben, Logo etc.

"Die beste Schrift für die tägliche Korrespondenz ist die, die überhaupt nicht auffällt." - ein Zitat aus meinen Vorträgen und Seminaren, das sich in jedem einzelnen Unternehmen bewahrheitet hat. Halten Sie sich daher zurück, wenn es um die Auswahl einer einheitlichen Korrespondenzschrift geht.


So wählen Sie Ihre Unternehmensschrift aus
Am besten gehen Sie die Schriften auf Ihrem PC durch und wählen eine PC-Standardschrift aus. Das ist eine Schrift, die auf jedem PC bereits mit der Standardsoftware mitinstalliert ist. Bitte nehmen Sie keine Schrift, die Sie irgendwann im Internet gratis heruntergeladen oder auf einer Gratis-Font-CD gefunden und installiert haben. Diese Schriften sind beim Empfänger selten installiert und auf seinem Rechner werden diese Schriften dann der nächstähnlichen Schrift zugewiesen - das kann ins Auge gehen!

Früher hat jeder die Times New Roman verwendet, heute wählen viele Unternehmen eine Schrift, die besser zu Ihrer Identität passt. Geradlinige Schriften wie Arial, Verdana und Tahoma sind in der täglichen Korrespondenz im Vormarsch. Allerdings haben diese Schriften einen Nachteil: sie sind unformatiert - bis auf die Verdana - meist schwer zu lesen. Hier die gängigsten Schriften und die optimalen Formatierungen für Ihre Korrespondenz:

• Schriftart Arial
• optimale Schriftgröße: 11 pt
• optimale Laufweite: 0,2 bis 0,4
• optimaler Zeilenabstand: mehrfach 1,1 bis 1,2 oder genau 14 bis 16
  
  
• Schriftart Verdana
• optimale Schriftgröße: 10, 10,5 oder 11 pt
• optimale Laufweite: PC-Standard (braucht nicht verändert werden)
• optimaler Zeilenabstand: PC-Standard oder leicht erhöhrt mehrfach 1,1 oder genau 14
  
  
• Schriftart Tahoma
• optimale Schriftgröße: 10 oder 10,5 pt
• optimale Laufweite: 0,4 oder 0,5
• optimaler Zeilenabstand: mehrfach 1,2 bis 1,3 oder genau 14 bis 16

Diese Formatierungen können Sie bereits als PC-Standard einrichten unter Formatvorlage. Danach haben Sie bei jedem Öffnen eines Word-Dokumentes diese Einstellungen eingebettet. Schriftformatierungen als Formatvorlagen gelten nicht für Excel und Access. Achtung: Vorhandene Word-Dokumente werden nicht automatisch überschrieben, die müssen Sie selbst umformatieren.

Solche Schriften sind am besten zu vermeiden:

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