Service von A bis Z

Das Medium E-Mail hat unseren Büroalltag revolutioniert - sowohl Geschwindigkeit als auch Inhalt. In immer schnelleren Abständen werden die Informationen hin- und hergemailt, die Texte sind in den E-Mails meist kurz und präzise - manchmal vielleicht schon zu kurz. Manche E-Mail-Benützer vergessen beim Anklicken von "Neue Nachricht erstellen" alles, was sie bisher über Korrespondenz gelernt haben. Achtung: Inhaltlich schlecht gestaltete Mails hinterlassen bei den Empfängern meist auch einen schlechten Eindruck.

Hier ein paar Tipps, die Sie beim Mailen berücksichtigen sollten:

• Im Deutschen schreibt man E-Mail groß. Auch wenn alle möglichen Versionen kursieren, eMail / e-Mail / E-mail / e_mail etc. werden diese auch durch ständiges Benutzen nicht richtig.
• In den Business-E-Mails gelten fast alle Standards wie im Brief (von der Anrede bis zum Grußblock, allerdings ohne händische oder eingescannte Unterschrift).
• Jede E-Mail sollte innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden. Diese Zeit ist der allgemein gültige Zeitraum, in den meisten Branchen ist das aber nicht mehr durchsetzbar (z. B. Tourismus, hier sollte tagsüber innerhalb von 1-3 Stunden geantwortet werden).
• Schalten Sie in der E-Mail keine Zeilen, aber Absätze (gleich wie im Word!).
• Reduzieren Sie Ihre E-Mails auf schwarze Schrift und weißen Untergrund. Die unterschiedlichen Systeme sind noch nicht wirklich kompatibel und daher ist von Logos, Bildern, Hintergrundbildern etc. in den E-Mails abzuraten. Möchten Sie das bewusst einsetzen, lassen Sie das von einem Spezialisten einrichten.
• Möchten Sie formatierte Texte via E-Mail verschicken, stellen sie diese in den Anhang - am besten auf digitales Briefpapier und als PDF abgespeichert.
• Berücksichtigen Sie beim E-Mail-Versand das Telekommunikationsgesetz in der neuen Fassung 1. März 2006!
  
  

Schicken Sie bitte IMMER eine Signatur mit Ihren Mails mit, damit Ihre Empfänger Sie auch anrufen können, wenn sie eine Frage haben. Nichts ist lästiger, als Nummern raussuchen zu müssen. Unternehmen haben bereits Aufträge verloren, weil sie für den Auftraggeber "offensichtlich" nicht erreichbar waren. Die Signatur erfüllt heute für ins Firmenbuch eingetragene Unternehmen auch eine rechtliche Voraussetzung: die Impressumsvorschrift.

Beim Versand einer E-Mail achten Sie auch noch auf die Felder zum Ausfüllen. Außer dem Empfänger, sollte jede E-Mail auch einen Betreff haben. Geht eine E-Mail an mehrere Empfänger, wägen Sie ab, ob der Verteiler sichtbar sein darf oder unsichtbar sein muss.

E-Mail-Felder zum Ausfüllen

• Bei Zusammensetzungen mit "Mann" als zweitem Bestandteil wechseln im Plural "-männer" und "-leute". Wenn von Berufen, Ständen oder von Menschengruppen die Rede ist, die man - ohne Geschlechtsbezug - im Hinblick auf die Gemeinsamkeit ihres Tuns oder ihrer Funktion betrachtet, lautet der Plural "-leute": Bergleute, Seeleute, Kaufleute. Demgegenüber betont "-männer" (stärker) Individualität und Geschlecht der angesprochenen Personen: Biedermänner, Ehrenmänner, Lebemänner, Hampelmänner, Strohmänner, Ehemänner (der Plural "Eheleute"
• bezeichnet Ehemann und Ehefrau zusammen).
• Daneben gibt es eine Reihe von Komposita mit "-mann", die beide Pluralformen zulassen, je nachdem, ob die Gesamtheit ("-leute") oder die Individualität und das Geschlecht ("-männer") stärker betont werden
• soll: Amtsmänner und Amtsleute, Dienstmänner und Dienstleute, Feuerwehrmänner und Feuerwehrleute, Geschäftsmänner (selten) und Geschäftsleute, Ersatzmänner und Ersatzleute, Fachmänner (selten) und Fachleute, Obmänner und Obleute, Kameramänner und Kameraleute, Kontaktmänner und Kontaktleute.

Vieles kann man in der täglichen Arbeit vorab einstellen. Das schafft Zeit und Sicherheit, denn Mitarbeiter müssen sich nicht um Rahmenbedingungen kümmern. Welche Einstellungen kann man am PC vornehmen, damit sie die Arbeit erleichtern?

• Schriftart (unter Formatvorlage - direkt am PC als Standard einrichten, das geht für Word, nicht aber für Excel oder Access)
• Schriftgröße (unter Formatvorlage)
• Formatierungen der Schrift (Laufweite, Zeilabstand - unter Formatvorlage)
• Briefvorlagen (in denen Seitenränder, Positionen, Schrift, Formatierungen, Anschriftenfeld, Grüße etc. vorab eingestellt sind)
• Digitales Briefpapier (entspricht Ihrem gedruckten Briefpapier - für Anhänge in der E-Mail)
• Faxvorlage (wie Brief, gleich mit eingescannter Unterschrift versehen, dann gehts auch vom PC faxen)
• Signatur in der E-Mail (die Visitenkarte am Ende des E-Mail-Textes, meist ärgerlich, wenn es nicht dabei ist)

Ersetzen oft einen Brief, wenn nur ein kurzer Text zu schreiben ist. Hier brauchen Sie sich nicht an die gültigen Regeln wie Anrede etc. halten - in der Empfehlungskarte ist alles möglich: mit Anrede oder ohne, mit Text oder ohne. Sie sollten aber mindestens Grüße und Ihren Namen draufschreiben, sonst können Sie auch die Karte weglassen und statt dessen Ihre Visitenkarte zu den Unterlagen dazugeben.